Vor ein paar Jahren noch ein Luxus, den sich nur Big Players leisten wollten, heute auch für kleine und mittelständische Unternehmen profitabel: IT-Outsourcing. Wir schauen uns an, welche IT-Services Firmen typischerweise auslagern, von welchen Vorteilen sie dabei profitieren, und wo Unternehmen den richtigen Partner für das Outsourcing ihrer IT-Services finden.
IT-Outsourcing – was ist das eigentlich?
Beim IT-Outsourcing oder Information Technology Outsourcing (kurz ITO) passiert folgendes: Ein Unternehmen lagert IT-Dienstleistungen oder ganze Geschäftsbereiche mit hohem IT-Anteil an externe Dienstleister aus.
Das muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass das auslagernde Unternehmen keine eigene IT-Abteilung bzw. gar keine internen IT-Verantwortlichen mehr hat. In vielen Fällen bleibt der Auftraggeber die koordinierende Instanz und die Outsourcing-Firma fungiert als Zulieferer.
Wie funktioniert IT-Outsourcing?
Über welchen Zeitraum und in welchem Umfang die IT-Services ausgelagert werden, halten die Unternehmen im Vorfeld im sog. Services Level Agreement fest. Dort ist auch die erwartete Qualität der Dienstleistungen beschrieben. Unternehmen können IT-Services verschiedener Ebenen auslagern:
- Infrastruktur: Das Unternehmen lagert seine IT-Infrastruktur inklusive Daten auf externe Server, in ein externes Rechenzentrum oder eine externe Cloud-Lösung aus. In vielen Fällen stellen die IT-Dienstleister z.B. auch die Telekommunikation eines Unternehmens bereit.
- Anwendungen: Beim Application-Outsourcing kümmert der IT-Dienstleister sich um die Wartung und den Support der Geschäftsanwendungen. Dies kann z.B. die Website, das Intranet oder verschiedene Software-Lösungen betreffen. Im Falle von „Software as a Service“ liegt nicht nur die Wartung beim externen Dienstleister, sondern auch sämtliche Lizenzen und die gesamte Infrastruktur.
- Geschäftsprozesse: Geschäftsprozesse mit hohem IT-Anteil, die häufig ausgelagert werden, sind z.B. die Buchhaltung, die Produktentwicklung und Digitales Marketing.
Ein Beispiel für IT-Outsourcing
In der Industrie greifen viele Unternehmen auf externe IT-Dienstleistungen zurück, weil sie umfangreiche Server-Kapazitäten benötigen.
Ist beispielsweise eine Umrüstung geplant und/oder es soll eine neue Fertigungsweise getestet werden, arbeiten viele Firmen mit einem sog. Digitalen Zwilling, um die geplanten Veränderungen simulieren und den Vorgang noch vor der Implementierung optimieren zu können.
Da Projekte dieser Art eine enorm hohe Rechenleistung erfordern, greifen viele Unternehmen auf den Service von Outsourcing-Anbietern zurück, die die Anwendung für das Unternehmen in einer Private Cloud hosten und verwalten können.
Warum IT-Services auslagern?
IT-Services in Niedriglohnländer auslagern, Lohnkosten sparen, fertig. So oder so ähnlich sah der Business Case noch vor ein paar Jahren aus. Heute lagern die meisten Unternehmen ihre IT-Dienstleistungen aber nicht mehr aus, um Kosten zu sparen, sondern um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Zeiten, in denen KMUs lediglich Support für ihre Intranet-Lösung, ihre Firmenwebsite oder einen E-Commerce-Shop benötigten, sind lange vorbei. Der Grund dafür sind die massiv gestiegenen Anforderungen an IT-Services auf allen Ebenen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung,
- immer mehr Daten immer schneller verarbeiten zu müssen.
- Soft- und Hardware immer am neuesten Stand der Technik zu halten, weil Cyberattacken und Ransomware immer elaborierter werden und gleichzeitig immer größeren Schaden anrichten können.
- sämtliche Geschäftsprozesse so aufzusetzen, dass sie den wachsenden Anforderungen des Gesetzgebers UND der Kundinnen und Kunden an den Datenschutz (DSGVO) entsprechen.
- bei digitalen Dienstleistungen für die Kundschaft (zum Beispiel Online Signatur-Services) nicht nur auf Funktionalität, sondern auch auf die User Experience zu achten.
Exzellente IT-Services werden zum Standard
Mit den Anforderungen verschärft sich auch der Wettbewerb: Unternehmen, die die Herausforderungen der digitalen Transformation nicht meistern, verschwinden vom Markt. Bei jenen, die übrigbleiben, ist das hohe Niveau der IT-Services der neue Standard.
Um diesen Standard zu halten und rechtzeitig auf neue Anforderungen reagieren zu können, braucht es in der Regel eine eigene IT-Abteilung.
Für den familiengeführten Handwerksbetrieb oder die kleine Rechtsanwaltskanzlei mit zwei, drei Angestellten ist dies jedoch ein investitionstechnischer Overkill. Größere Unternehmen, die theoretisch die Mittel für eine eigene IT-Abteilung hätten, scheitern am mittlerweile chronischen Fachkräftemangel in technischen Berufen.
In der Frage IT-Services auslagern: ja oder nein? haben viele Unternehmen also gar keine andere Wahl, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Outsourcing in der IT-Branche
IT-Dienstleister müssen ihre Expertise heute immer schneller um neue Technologien erweitern, diese implementieren und fehlerfrei einsetzen.
Sie müssen laufend Strategien zur Integration neuer Expansionsquellen erarbeiten, ihre Systeme und Prozesse zuverlässig gegen Cyberattacken schützen, und mit den technologischen Neuerungen Schritt halten, die in immer kürzeren Zeitabständen auftauchen. Aus diesem Grund zielt erfolgreiches Management in der IT-Branche auf Flexibilität:
Die Unternehmen müssen schnell auf Veränderungen des Marktes reagieren, flexibel kalkulieren und jederzeit ohne Qualitätsverlust sowohl nach oben als auch nach unten skalieren können.
Ohne Expertise kein Business Development
Während andere Branchen überwiegend Infrastruktur und IT-Services auslagern, geht es in der IT-Branche vor allem um das Outsourcing von ganzen Geschäftsprozessen. Viele Unternehmen lagern zum Beispiel ihr gesamtes Software Development aus oder „mieten“ Entwicklerinnen und Entwickler, die mit ihren eigenen ExpertInnen in agilen Teams arbeiten.
Auf diese Weise profitieren sie von zusätzlichen cleveren Köpfen, ohne viel Zeit und Geld in Recruiting und Ausbildung investieren zu müssen.
Wichtig! Selbst, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse und/oder IT-Services nicht auslagern, sondern intern abwickeln möchte, heißt das noch NICHT, dass keine Notwendigkeit für Outsourcing besteht.
Um den Anschluss an die Branche nicht zu verlieren, brauchen die meisten Unternehmen regelmäßig Beratung von Expertinnen und Experten aus bestimmten Fachgebieten. Aus diesem Grund sind auch Consulting-Leistungen ein wichtiger Teil von IT-Outsourcing.
Welche Vorteile bietet IT-Outsourcing?
Wie wir bereits gesehen haben, ist das Outsourcing von IT-Services und informationstechnischen Geschäftsprozessen heute vielerorts notwendig, damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.
Ein reibungsloses Management der IT-Services ist aber nicht der einzige Vorteil, den das IT-Outsourcing Unternehmen bietet. Je nach Outsourcing-Methode (dazu später mehr) und Anbieter profitieren Sie außerdem von folgenden Vorteilen:
- Zeit sparen: Indem Sie IT-Services an darauf spezialisierte ExpertInnen auslagern, müssen Ihre MitarbeiterInnen sich nicht in die Thematik einarbeiten; sie erhalten schnellere und bessere Ergebnisse.
- Ressourcen sparen: In Deutschland dauert es im Durchschnitt 123 Tage, eine Stelle in der IT zu besetzen. Diese Ressourcen, ebenso wie jene für Weiterbildungen, Krankentage usw., können Sie durch Outsourcing einsparen.
- Flexibel skalieren: Durch IT-Outsourcing haben Sie die Möglichkeit, Workloadspitzen durch zusätzliche Outsourcing-Kräfte abzufangen und weniger Stunden zu beziehen, wenn das Budget knapp wird.
- Besser kalkulieren: Erfahrene Outsourcing-Partner können sehr gut abschätzen, wie viele Arbeitsstunden in ein geplantes Projekt fließen. Als Auftraggeber/in können Sie Ihre Kosten dadurch besser kalkulieren.
Consulting als Wettbewerbsvorteil
Manchmal braucht man jemanden, der einen frischen Blick auf ein altes Problem wirft. Das gilt insbesondere in der Software- und Produktentwicklung. Dadurch, dass IT-Outsourcing-Anbieter mit Unternehmen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, sind sie nicht nur up to date, was die digitale Entwicklung betrifft, sondern können Unternehmen auch hinsichtlich ihrer Positionierung am Markt beraten.
Darüber hinaus gibt es Bereiche, in denen manche Länder mehr Expertise versammeln als andere. Polen zum Beispiel ist bekannt für die große Menge an IT-Fachkräften, die jedes Jahr exzellent ausgebildet die Universitäten abschließen.
Für Unternehmen, die auf der Suche nach Expertise in On-Demand-Technologien wie React, Angular, Vue oder Kotlin sind, oder sich in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Robotics und Data Mining einen Vorsprung vor der Konkurrenz sichern wollen, ist IT-Outsourcing nach Polen eine sehr gute Wahl.
Arten von IT-Outsourcing
Outsourcing heißt zunächst einmal: Auslagern. Aber wohin? Für IT-Outsourcing gibt es drei Möglichkeiten: Sie können Ihre IT-Services, -Geschäftsprozesse und/oder -Infrastruktur an einen Dienstleister im Inland auslagern (Onshoring), in einem weit entfernten Niedriglohnland (Offshoring) oder an einen Dienstleister in der europäischen Nachbarschaft (Nearshoring).
Beim Onshoring profitieren Sie in der Regel von einer sehr hohen fachlichen Expertise, müssen aufgrund der überdurchschnittlich hohen Gehälter in der hiesigen IT-Branche allerdings mit hohen Kosten rechnen. Offshoring lockt mit sehr niedrigen Lohnkosten und gut ausgebildeten IT-Fachkräften.
Allerdings entstehen durch Sprachbarrieren und Zeitverschiebung häufig Abstimmungsprobleme, die sämtliche Prozesse in die Länge ziehen und zusätzliche Kosten verursachen können. Mehr Details über Onshoring vs. Offshoring vs. Nearshoring können Sie hier nachlesen.
IT-Outsourcing mit Nearshoring
Als goldener Mittelweg zwischen On- und Offshoring eliminiert Nearshoring die meisten Probleme, die beim Outsourcing in weit entfernte Niedriglohnländer auftreten (Offshoring). Gleichzeitig bietet es die gleichen Vorteile wie Onshoring: kurze Wege, gute Kommunikation aufgrund der gleichen Zeitzone und Zugriff auf hochqualifizierte IT-Fachkräfte.
Anders als beim Outsourcing im eigenen Land (Onshoring) können Sie beim Nearshoring außerdem Kosten sparen, weil die durchschnittlichen Lohnkosten im (ost)europäischen Ausland geringer sind als im DACH-Raum. Detailliertere Informationen über die Vorteile von Nearshoring finden Sie hier.
Für Unternehmen, die Geschäftsprozesse und/oder IT-Services auslagern möchten, sind unsere osteuropäischen Nachbarn besonders interessant.
Osteuropa ist bekannt für die Förderung der technischen Berufe und junger Digital Talents. Unter den verfügbaren Standorten sticht Polen besonders heraus, denn die polnischen Entwicklerinnen und Entwickler gehören offiziell zu den Besten der Welt.
Da mehr als die Hälfte von ihnen im IT-Outsourcing-Sektor beschäftigt ist, sind die Unternehmen vor Ort optimal sowohl an den westlichen Standard als auch an die agile Remote-Arbeit mit ausländischen Auftraggebern angepasst (mehr Informationen über IT-Nearshoring in Polen).
IT-Outsourcing Anbieter finden
Die größte Hürde beim IT-Outsourcing ist die Anbietersuche. Falls Sie Ihre IT-Services innerhalb des Landes auslagern wollen, ist das Internetagenturrranking des BVDW eine gute erste Anlaufstelle. Der BVDW (Bundesverband Digitale Wirtschaft) rankt Online-Marketing-Anbieter sowie Unternehmen, die Websites und Web-Anwendungen entwickeln.
Achten Sie bei Ihrer Anbietersuche darauf, wie viel Erfahrung das jeweilige Unternehmen mit IT-Outsourcing hat. Idealerweise kann der Anbieter abgeschlossene Projekte vorweisen, die Ihrem Anforderungsprofil sehr ähnlich sind. Ein gutes Entscheidungskriterium ist außerdem, ob die Anbieter nach ISO 27001 für Informationssicherheit zertifiziert sind.
IT-Services auslagern über Nearshoring.io
Wenn Sie sich für IT-Outsourcing nach Polen interessieren, finden wir den passenden Anbieter für Sie! Nearshoring.io ist ein Team aus deutsch- und polnischsprachigen Experten mit Sitz in Wien. Wir sind darauf spezialisiert, Unternehmen aus dem DACH-Raum bei der Suche nach dem passenden IT-Outsourcing-Anbieter zu begleiten.
Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam Ihr spezifisches Anforderungsprofil und treffen eine Vorauswahl aus unserem Netzwerk von Spezialisten.
Sie entscheiden, wen Sie kennenlernen möchten, und wir fahren mit Ihnen zum Termin vor Ort. Wir setzen Ihren Nearshore-Vertrag nach europäischem Recht auf und die Zusammenarbeit mit Ihrem Partner kann sofort beginnen!
Und das Beste: Sie gehen nicht in finanzielle Vorleistung und durch unsere Vermittlungstätigkeit schaffen wir es sogar, Ihre Kosten zu senken!
Nearshoring.io ist Ihr starker Partner für Software Development, IT-Consulting und agile Teams in Polen!
